.000 Downloads gezählt. Es ist an der Zeit, Ihre Arbeitsproduktivität zu erhöhen!

powerDOCUMENTS ist eine ganzheitliche Lösung zur Bewahrung von wertvollem Wissen für Unternehmen, Abteilungen und Privatpersonen in Form von Wissensdokumenten – den sogenannten powerDOCUMENTS. Die Software vereinigt die Tätigkeiten strukturieren, archivieren und finden in einer klaren funktionellen Aufbereitung, die in ihrer Optik an dem Windows-Datei-Explorer angelehnt ist. Mit powerDOCUMENTS kann Experten-, Projekt-, Kunden- und Erfahrungswissen oder jede sonstige Wissensdomäne festgehalten und verfügbar gemacht werden.

powerDOCUMENTS ist keine vordefinierte Lösung, sondern ein Baukasten mit dem sich Ihre individuellen Wissenslösungen realisieren lassen. Alle in powerDOCUMENTS gespeicherten Wissensbestände können über ein Netzwerk geteilt werden. powerDOCUMENTS bietet die Möglichkeit eigenständige Wissensbestände aufzubauen und zu pflegen, sowie gleichzeitig existierende Dateien (z.B. Word, Powerpoint, Excel oder pdf) zentral abzulegen und kommentiert in den Wissensbestand zu integrieren. Durch die hervorragenden Suchfunktionen können Informationen und Dokumente rasch wiedergefunden und verwendet werden. powerDOCUMENTS wurde in Kooperation der KLV Unternehmensberatung GmbH und dem Institut für e-Management e.V. (IfeM) entwickelt.

Wie kann powerDOCUMENTS Ihre Arbeitsproduktivität erhöhen?

Bei der Erledigung der täglichen Arbeit, haben Sie vielfältige Aufgabenstellungen zu lösen. Hierbei müssen Sie beispielsweise Word-Dokumente bearbeiten, in Excel-Tabellen suchen, eine Powerpoint-Präsentation vorbereiten oder Informationen im Internet recherchieren

All diese Informationen und Dateien sind an unterschiedlichsten Orten abgelegt, auf Ihrer Festplatte, im Gruppenlaufwerk der Abteilung oder auf einem Netzwerkserver. Oftmals ist es sehr aufwendig und entnervend die aktuell benötigten Dateien zu finden, da Sie oftmals nur eine Vorstellung vom Inhalt oder lediglich einen Teil des Dateinamens im Kopf haben. In vielen Fällen ist es Ihnen nicht möglich in der verfügbaren Zeit die richtigen oder alle entscheidenden Informationen und Dokumente zu finden. Dies senkt Ihre Arbeitsproduktivität und -motivation spürbar.

powerDOCUMENTS ermöglicht es Ihnen diese Vorgehensweise zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dies erreicht das Produkt durch

• die Speicherung wichtiger Informationen direkt in Wissensdokumenten,
  
• die Entkoppelung von physikalischen Dateien und deren Inhalten,
• die Einrichtung individueller Strukturen für Wissensdokumente (My Struture) und eines individuellen hierarchischen Baums für Suchbegriffe (Search Keywords) - beides kann leicht verändert und aktuellen Gegebenheiten angepasst werden,
• die Volltextsuche, welche durch optionale Begrenzung der Suche auf ausgewählte Suchbegriffe, hervorragende Trefferquoten erzielt.

powerDOCUMENTS kann als eine neue Schicht (Layer) auf Ihren Dateien und Informationen betrachtet werden, welche Sie für die Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen. Diese Schicht besteht aus Suchbegriffen und Wissensdokumenten. Beide Elemente sind miteinander verknüpft und können individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Wissensdokumenten können beliebig vielen Suchbegriffen zugeordnet werden. Wissensdokumente bestehen aus einer Wissensstruktur, genannt My Structure und einer beliebigen Anzahl von angehangenen Dateien (Attachments) beliebiger Formate. My Structure besteht aus Feldern, welche individuell benannt werden können. Diese Felder können mit eigenständigen Informationen oder mit Kommentaren über die angehangenen Dateien gefüllt werden.

• Durch die Verwendung der Inhalte von My Structure und der Volltextsuche, ist es möglich Dateien in Ihrem Wissensbestand aufzuspüren, welche den Suchbegriff gar nicht selbst enthalten.
  
  
• Durch die Fähigkeiten von powerDOCUMENTS, erhalten Sie einen zentralen Einstiegspunkt, um auf all Ihre Informationen und Dateien zuzugreifen, ohne notwendigerweise genauer die einzelnen Inhalte, Dateinamen oder über den Speicherungsort der Dateien Kenntnis zu haben. Dies ist ein noch größerer Benefit, wenn der Wissensbestand mit vielen Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens geteilt werden kann.

Wissensdokumente können bequem und schnell über die Software angelegt und gefüllt werden. Zusätzlich bestehen unterschiedliche Möglichkeiten Informationen per Cut & Paste und Drag & Drop zu übernehmen. Es können beispielsweise Dokumente aus dem Windows-Datei-Explorer direkt in die Anwendung hineingezogen werden. Zusätzlich können Textelemente oder Links aus Word oder dem Internet Explorer während dem „Surfen“ strukturiert und formatiert abgelegt und für eine spätere Wiederverwendung vorgehalten werden.

powerDOCUMENTS kann zugeordnete Attachments auf Wunsch zentral speichern, was z.B. bei dem Zugriff mehrerer Personen über ein Netzwerkes sinnvoll ist. Um gewünschtes Wissen wiederzufinden, bietet powerDOCUMENTS eine Navigationsmöglichkeit durch die hierarchische Struktur der Suchbegriffe und eine leistungsstarke Volltextsuche.

Der Zugriff auf den Wissensbestand kann über die integrierte Benutzerverwaltung gesteuert werden. Über unterschiedliche Rechte bzgl. Lesen und Schreiben können unterschiedlichste Nutzungsszenarien erstellt werden. Optional kann die Benutzerverwaltung, z.B. bei einer Nutzung auf nur einem Computer, abgeschaltet werden.

Zusätzlich ist es möglich im Netzwerkbetrieb einen Freigabeprozess zu definieren, welcher Wissensdokumente erst nach Freigabe z.B. durch einen Vorgesetzten für die Nutzerschaft freigibt.

Mit powerDOCUMENTS können die unterschiedlichsten Anwendungen realisiert werden, z.B. :

• Festhalten von wertvollem Expertenwissen der Mitarbeiter
• Archiv für Korrespondenz oder interessante Textpassagen und URLs aus dem Internet (z.B. Pressenachrichten)
• Projektberichtsablage
• Sammlung von Erfahrungen in den wichtigen Geschäftsprozesen
• Kundeninformationssystem
• Kommunikations- und Arbeitsmittel mit gemeinsamer Dokumentenablage innerhalb eines Netzwerkes z.B. bei in Abteilungen von Unternehmen, Rechtsanwälten, Steuerberatern oder Handwerksbetrieben
• Support-Datenbank für Call Center
• Wissensdatenbank
• Ideal auch zur Ablagen von Mandanten und Patienteninformationen bei Ärzten, Rechtsanwälten und Steuerberatern
• Unterstützung bei der Erstellung technischer Dokumentationen oder von Büchern

powerDOCUMENTS ist in einer 1-, 10- und 100-Benutzer Lizenz erhältlich und wird in englischer Sprache ausgeliefert. Der Support erfolgt kostenlos per EMail in deutscher Sprache. powerDOCUMENTS wird ständig weiterentwickelt und verbessert.
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